• 업종: 세무업

• 플로우 사용자 수: ~10명

Interviewee: 세무법인청년들 최정만 세무사

중소기업의 미래를 바꾸는 사람들

대한민국에는 만 개가 넘는 세무사 사무실이 존재하지만, ‘세무법인 청년들’만큼 고객과의 소통을 중시하는 곳은 많지 않습니다. 저희는 단순한 세무 대행을 넘어 중소기업의 경리 업무 방식을 혁신하고, 더 나아가 중소기업의 미래를 함께 만들어가는 젊은 전문가들의 모임입니다.

도입 전: 전화와 카톡에 묶인 소통 구조

• 실시간 소통의 한계

세무업무는 매일 수십 건의 자료를 주고받는 과정으로 이루어집니다. 고객이 적을 때는 전화와 카카오톡으로 충분히 대응할 수 있었지만, 고객 수가 수십 명으로 늘어나자 상황은 달라졌습니다. 세무사는 미팅이나 외근 중에 바로 응답하기 어렵고, 고객은 답이 늦어질수록 불편함을 느꼈습니다. 전화벨이 울릴 때마다 집중이 깨지고, 하던 일을 멈춰야 하는 일이 반복되었습니다.

• 자료 누락과 전달의 비효율

세무업무 특성상 증빙서류, 세금계산서, 급여자료 등 다양한 파일이 오갑니다. 하지만 전화나 개인 메신저로 오간 파일은 관리가 어렵고, 일정 기간이 지나면 ‘다운로드 기한 만료’로 사라졌습니다. 결국 고객에게 다시 자료를 요청해야 했고, 이는 서비스 신뢰도에 부정적인 영향을 미쳤습니다. 사무직원이 공유받지 못한 정보가 누락되거나 잘못 전달되는 경우도 잦았습니다.

• 시간에 쫓기는 세무사, 불편한 고객

고객마다 세무업무를 확인하는 시간이 달랐습니다. 특히 병원·자영업 고객은 진료나 영업을 마친 뒤인 밤 10시 이후에야 자료를 확인하고 요청을 보내는 경우가 많았습니다. 세무사는 개인 시간을 포기해야 했고, 고객은 “이 시간에 연락드려 죄송하다”는 말을 반복했습니다. 이런 상황은 세무사와 고객 모두에게 피로를 쌓이게 했고, 서비스 품질에도 영향을 미쳤습니다.

플로우로 옮긴 업무

• 전화, 카톡을 플로우로 전환

세무법인 청년들은 고객과의 모든 소통 창구를 전화와 카카오톡에서 플로우로 옮겼습니다. 고객사별 전용 프로젝트를 만들어 담당 세무사와 사무직원, 그리고 고객(또는 경리 담당자)을 함께 초대했습니다. 각 프로젝트 안에서는 부가세 신고, 결산, 급여 관리 등 처리해야 할 업무를 등록하고, 진행 절차를 고객과 함께 공유합니다.

필요한 서류나 보충 자료가 있을 경우 세무사나 직원이 해당 내용을 플로우에 업무로 등록해 두고, 고객은 채팅이나 댓글을 통해 직접 파일을 업로드합니다. 문의사항이나 진행 중 생긴 궁금증 역시 별도의 연락 없이 이곳에서 바로 묻고 답할 수 있어, 플로우는 자연스럽게 고객과 세무사가 소통하는 전용 창구가 되었습니다.

• 내부 전달과 승인 절차

고객사와의 소통과 별도로, 세무사무실 내부 인력 간 협업도 플로우에서 진행합니다. 세금신고 검토, 결재 승인, 고객 요청사항 정리 등 내부 협의가 필요한 모든 과정이 프로젝트 안에서 투명하게 관리됩니다. 이전처럼 전화, 메신저, 이메일이 뒤섞이던 비효율이 사라지고 업무의 흐름이 명확하게 정리되었습니다.

도입 후: 플로우로 달라진 세무 업무

• 전화 대신 체계적인 프로젝트 소통

플로우를 도입한 이후, 전화로 소통하는 일은 거의 사라졌습니다. 고객, 담당 세무사, 사무직원이 고객사별 프로젝트 안에서 같은 정보를 실시간으로 확인하고 필요한 자료를 주고받습니다. 세무사가 사무직원에게 전달하지 못한 내용도 이 공간 안에서 함께 공유되어 누락이 발생하지 않으며, 모든 대화와 파일이 동일한 맥락 안에 정리됩니다.

예전처럼 카카오톡이나 이메일로 주고받은 자료가 사라지거나 찾기 어려워지는 일도 없습니다. 부가세 신고서부터 증빙서류, 급여 관련 자료까지 고객별로 체계적으로 보관되어 언제든 열람할 수 있고, 담당자가 바뀌더라도 히스토리가 그대로 남아 안정적인 업무 인계가 가능합니다.

• 집중력 향상과 업무 속도 개선

전화벨에 방해받던 일이 줄어들면서 세무사는 본연의 업무에 더욱 집중할 수 있게 되었습니다. 우선순위에 따라 업무를 차근히 처리할 수 있었고, 전체적인 처리 속도와 품질이 함께 높아졌습니다.

동시에 고객의 응답 속도도 크게 개선되었습니다. 플로우가 ‘세무 관련 소통을 위한 공식 채널’로 인식되면서, 고객이 알림을 받는 즉시 내용을 확인하고 답변하는 경우가 많아졌습니다. 실제로 도입 3개월 만에 전화 응대 건수는 70% 이상 줄었고, 고객의 응답 속도는 약 두 배 가까이 빨라졌습니다.


• 시간에 구애받지 않는 협업 환경

이제 고객은 시간에 구애받지 않고 플로우를 통해 메시지를 남기고, 세무사는 근무 시간에 확인 후 응답합니다. ‘방해금지 모드’를 통해 개인 시간을 지킬 수 있게 되면서 업무와 생활의 균형이 회복되었습니다. 고객 또한 늦은 시간 연락에 부담을 느끼지 않게 되었고, 소통은 이전보다 훨씬 부드럽고 자유로워졌습니다.

플로우 도입 전/후 비교

세무사 업의 가치를 높인 변화

예전에는 아무리 좋은 서비스를 제공하더라도, 언젠가는 고객이 우리를 떠날 수도 있다는 막연한 두려움이 있었습니다. 세무사로서 최선을 다해도 관계는 언제든 다시 쌓아야 한다고 생각했죠. 하지만 플로우를 통해 고객과 꾸준히 소통하고, 그 안에 신뢰의 기록이 차곡차곡 쌓이자 마음이 달라졌습니다. 이제는 고객이 우리와 함께할 이유가 분명하다는 확신이 생겼습니다. 플로우는 단순한 협업 도구가 아니라, 세무사 업의 가치를 몇 배로 끌어올린 진정한 자산이라고 생각합니다.

Writer & Editor 이연주 / Graphic 최소윤

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