Interviewee: 시티랩스 인사총무팀 문재호 팀장

흩어진 업무를 하나로 잇는 방법, 시티랩스는 플로우에서 답을 찾았습니다.

스마트시티·IoT·AI·블록체인 분야에서 다양한 공공 프로젝트를 수행해온 시티랩스는 여러 지역과 기관에 걸친 업무를 동시에 진행하는 특성상 팀 간 소통 방식이 무엇보다 중요한 기업입니다.

공공 사업은 참여 인원이 많고, 파일·문서·협의 내용 등이 명확하게 남아야 진행이 안정적입니다. 하지만 기존 방식만으로는 이를 관리하는 데 한계가 있었습니다. 이 문제를 해결하기 위해 시티랩스는 협업툴 도입을 고민했고, 그 과정에서 플로우를 선택했습니다.

도입 배경 ⎯
메일과 메신저만으로는 소통이 흐려지고 불안했습니다.

플로우 도입 전, 시티랩스는 그룹웨어·이메일·카카오톡·텔레그램 등 다양한 채널을 통해 협업을 진행했습니다. 하지만 업무가 복잡해질수록 여러 문제가 발생했습니다.

• 중요한 내용이 여러 채널로 흩어져 정리되지 않음

• 이메일은 단방향에 가까워 오해와 누락이 잦음

• 블록체인·AI 등 민감 정보가 오갈 때 보안 우려가 큼

• 문서·파일 보존이 장기적으로 안정적이지 않음

특히 공공 프로젝트는 자료를 오래 보관해야 하고, 여러 참여사와 함께 일을 해야 하기에 보다 정확하고 투명한 공동 작업 환경이 필수였습니다.

플로우를 선택한 이유 ⎯
심플했고, 다양한 기기에서 쉽게 접근할 수 있었습니다.

시티랩스는 여러 협업툴을 비교한 끝에 플로우가 가장 실사용에 적합하다고 판단했습니다.

• 기능이 복잡하지 않고 누구나 쉽게 익힐 수 있는 구조

• 스마트폰·노트북·데스크톱 어디서든 빠르게 접속 가능

• 다양한 조직과 함께 쓰는 데 부담이 없는 단순한 화면 구성

• 가격까지 고려했을 때 전체적으로 가볍고 효율적인 선택

실제 업무 환경에서 빠르게 적응하고 확산될 수 있다는 점이 플로우 도입의 결정적인 이유였습니다.

공공 프로젝트에서 플로우가 선택된 이유 ⎯
공신력이 필요한 사업에서는 기록과 공유의 기준이 중요했습니다.

시티랩스는 국토부 주관 제주 스마트시티 챌린지 사업에서도 플로우를 사용했습니다.
참여 기업이 많고, 문서와 자료가 쌓이는 규모가 크기 때문에 다음 두 가지가 특히 중요했습니다.

1. 자료를 한 곳에서 관리할 수 있을 것

2. 공식적인 대화 기록으로 신뢰할 수 있을 것

개인 메신저는 자료 보존이나 기록 관리 측면에서 적합하지 않았고, 공공 사업에서는 무엇보다 ‘투명성’이 중요했기에 플로우를 의사소통 도구로 선택했습니다.

플로우 정착 방법 ⎯
직원들이 자연스럽게 사용하도록 경험의 빈도를 높였습니다.

새로운 툴은 처음엔 낯설기 마련입니다. 시티랩스는 직원들이 빠르게 적응하도록 다음과 같은 방법을 사용했습니다.

• 공지사항·안내·사내 이벤트 등을 우선적으로 플로우에 게시

• 팀장들이 먼저 플로우로 대화하며 사용 실감을 높임

• 공공 프로젝트 문서도 플로우를 중심으로 관리

• 반복적인 경험을 통해 ‘기본 업무 채널’로 자리잡도록 유도

이러한 접근은 직원들의 거부감을 줄이고 업무 방식이 자연스럽게 변화할 수 있도록 도왔습니다.

플로우 도입 후 변화 ⎯
1. 지역별로 흩어진 인력과 협업이 쉬워졌습니다.

시티랩스는 각지에서 근무하는 직원이 많아 대면 소통이 어려운 경우가 많았습니다.
플로우 도입 후에는 기존보다 훨씬 빠르고 정확하게 프로젝트를 진행할 수 있었습니다.

• 업무 진행 상황이 실시간으로 공유

• 필요한 정보를 서로 바로 확인

2. 회의 일정 관리가 한층 간편해졌습니다

이전에는 회의를 잡기 위해 메일을 보내고, 관련 인원을 참조에 넣고, 참석 여부를 다시 확인하는 과정이 매우 번거로웠습니다.
플로우에서는 프로젝트에서 간단히 일정을 만들고, 담당자를 지정하면 각자가 바로 참석/불참/미정 표시를 남길 수 있어 회의 준비 과정이 크게 줄었습니다.

시티랩스가 느낀 플로우의 가치는?

시티랩스의 표현을 빌리면, 플로우는 “일이 빠르게 공유되고, 몰입도가 높아지는 환경”이었습니다.
회사의 특성상 여러 기기로 업무를 확인해야 하고, 외부·내부 인력이 섞여 일해야 하는 상황에서 플로우의 단순한 구조와 높은 접근성은 큰 장점이었습니다. 가격 대비 효율도 좋았기 때문에 공공 사업을 수행하는 기업이라면 한 번 사용해볼 가치가 충분한 도구라고 평가했습니다.

협업이 복잡한 조직일수록, 소통 방식이 단순해야 한다.

플로우는 시티랩스의 업무 흐름을 불필요하게 복잡한 구조에서 벗어나게 했고, 자료가 흩어지지 않고 투명하게 쌓이는 협업 환경을 만들었습니다. 앞으로도 시티랩스는 스마트시티 사업의 다양하고 복잡한 업무를 더 명확하고 빠르게 수행하기 위해 플로우를 활용해 갈 예정입니다.

Writer & Editor 이나영 / Graphic 최소윤