여러 툴 조합 vs 올인원 협업툴, 비용을 절감하려면?

조직의 생산성을 결정짓는 협업툴 선택의 기준

최근 기업들이 사용하는 협업툴은 그 종류와 형태가 매우 다양합니다. 업무의 성격에 따라 채팅, 문서, 프로젝트 관리 등 특정 기능에 특화된 도구들이 각기 활용되고 있습니다. 예를 들어 슬랙(Slack)은 실시간 커뮤니케이션, 노션(Notion)은 문서와 정보 관리, 지라(Jira)는 프로젝트와 이슈 관리에 특화된 대표적인 툴입니다.

조직에 따라 이런 전문 툴들을 필요에 맞게 조합해 사용하는 경우도 있고, 반대로 여러 기능을 하나의 시스템 안에서 함께 운영하려는 경우도 있습니다. 이른바 ‘올인원 협업툴’은 복잡하게 나뉘어 있던 업무 환경을 하나의 공간으로 통합해 관리하려는 흐름에서 등장했습니다.

채팅, 업무 관리, 일정 관리, 파일함, 전자결재 등 조직 내 주요 기능을 한 플랫폼에서 연결해, 툴 간 이동 없이 일의 흐름을 자연스럽게 이어갈 수 있도록 설계된 형태입니다.

이번 글에서는 이 두 가지 협업 방식을 기능, 연결성, 실무자 편의성, 비용의 관점에서 비교하며, 각 조직의 일하는 방식에 따라 어떤 선택이 더 효율적인지 살펴보겠습니다.

1. 기능 중심
전문성과 깊이 vs 통합성과 일관성

• 조합형 방식
조합형 방식은 특정 업무 목적에 맞게 전문 툴을 선택할 수 있다는 점이 가장 큰 장점입니다. 팀은 필요에 따라 실시간 커뮤니케이션은 슬랙, 문서·정보 관리는 노션, 프로젝트와 이슈 관리는 지라와 같이 각 기능의 완성도가 높은 전문 툴을 조합하여 활용할 수 있습니다.

• 올인원 협업툴
플로우(Flow)와 같은 올인원 협업툴은 메신저, 업무 관리, 프로젝트 일정 관리 등 여러 기능이 하나의 툴 안에서 유기적으로 작동합니다. 개별 기능의 세밀함은 전문 툴보다 다소 제한적일 수 있지만, 모든 기능이 한 시스템 안에서에서 연결되어 있기 때문에 업무의 생성부터 진행, 일정 관리, 히스토리 파악까지 일관된 환경에서 효율적으로 관리할 수 있습니다.

2. 연결성 중심
분리된 흐름 vs 하나로 이어지는 업무 구조

• 조합형 방식
조합형 환경에서는 같은 프로젝트를 하더라도 각 툴마다 남기는 정보의 종류가 조금씩 다릅니다. 예를 들어 회의 중 나온 아이디어는 슬랙 채팅방에 남고, 그 내용을 정리한 회의록은 노션에, 결과로 생성된 업무는 지라에 등록됩니다. 모두 같은 일에 대한 기록이지만, 서로 다른 공간에 나뉘어 저장되는 셈이죠.

이 방식의 강점은 각 툴이 자신에게 맞는 역할을 수행한다는 점입니다. 지라는 업무 단위별 진행 상황을 체계적으로 관리하고, 노션은 문서나 매뉴얼을 구조적으로 정리하며, 슬랙은 빠른 피드백과 논의 과정을 실시간으로 남기는 데 강점이 있습니다.

하지만 이렇게 역할이 뚜렷한 만큼 정보가 분리되어 있어, 업무의 흐름을 한눈에 파악하기 어렵고 툴 간 이동이 잦아집니다.

• 올인원 협업툴
올인원 협업툴은 흩어진 정보와 커뮤니케이션을 하나로 연결합니다. 플로우(Flow)에서는 채팅, 업무 관리, 일정 관리, 파일함이 같은 프로젝트 단위로 묶여 있어 대화 중 논의된 내용이 바로 업무나 일정으로 이어집니다. 업무의 진행 상황, 담당자, 관련 파일이 같은 공간에서 함께 관리되므로 팀원 모두가 프로젝트의 전체 맥락을 쉽게 파악할 수 있습니다.

예를 들어, 파일 하나를 업로드하더라도 그 파일이 어떤 업무나 대화에서 공유된 것인지까지 자동으로 연결되어 보여집니다. 모든 업무 자료가 맥락 안에서 이어지기 때문에, 별도의 정리 과정 없이도 일의 흐름을 그대로 추적할 수 있습니다.

3. 실무자 편의성 중심
높은 자유도 vs 단순한 사용성

• 조합형 방식
조합형 환경에서는 실무자가 각 툴을 자유롭게 선택해 쓸 수 있습니다. 팀 특성에 맞게 기능을 세밀하게 설정할 수 있다는 점은 분명한 장점입니다. 하지만 실제로는 여러 툴을 오가야 하기 때문에 집중력이 자주 끊기고, 필요한 정보를 찾기 위해 창을 계속 전환해야 하는 불편함이 생깁니다.

새로 합류한 구성원은 툴 사용법을 익히는 데 시간이 걸리고, 관리자는 각 툴마다 권한과 설정, 결제 등을 별도로 관리해야 합니다.

• 올인원 협업툴
실무자 입장에서 올인원 협업툴은 복잡한 설정이나 여러 툴을 오가야 하는 부담을 줄여줍니다. 쉬운 화면 구성과 일관된 UI/UX로 학습 곡선이 낮아 새로운 구성원도 별도의 교육 없이 빠르게 적응할 수 있습니다.

4. 총 비용

• 조합형 방식
개별 툴의 단가만 보면 저렴해 보이지만, 실제로는 여러 서비스를 동시에 사용하기 때문에 총비용이 높아집니다. 예를 들어 슬랙(월 $8.75), 노션(월 $10), 지라(월 $9.05)를 함께 사용하면 인당 월 약 $27.8가 발생합니다. 특히 외산 SaaS 중심의 구조에서는 달러 결제와 환율 변동이 직접적인 영향을 미쳐 연간 예산을 예측하기 어렵다는 점도 부담으로 작용합니다.

• 올인원 협업툴
올인원 협업툴은 초기 이용료가 높아 보일 수 있으나, 하나의 시스템 안에서 다양한 기능을 제공하기 때문에 부수적인 비용이 거의 없습니다. 플로우는 인당 월 8,000원(부가세 별도)으로 채팅, 업무, 일정, 파일 관리, 전자결재, 메일 기능을 모두 포함합니다. 여러 서비스를 개별로 구독할 필요가 없어 장기적으로는 예산과 관리 리소스를 동시에 절감할 수 있습니다.

($1 = 1,400원 기준)

핵심 비교 요약

구분	조합형 방식	올인원 협업툴(플로우)
기능 중심	기능별 전문성이 높고, 팀별 요구에 맞춰 유연하게 구성 가능	메신저·업무 관리·프로젝트 관리 등 주요 기능이 `하나의 시스템 안에서 유기적으로 작동`
연결성 중심	각 툴이 독립적으로 운영되어 세밀한 관리가 가능하지만, 정보가 분산됨	업무·채팅·파일이 프로젝트 단위로 연결되어 흐름을 `한눈에 파악 가능`
실무자 편의성	팀의 업무 특성에 맞게 활용할 수 있어 자율성이 높으나, 학습 곡선이 높음	화면 구성과 기능의 흐름이 일관되어 `빠른 적응과 직관적 사용` 가능
비용 구조	필요 기능만 선택해 도입할 수 있어 초기 비용 부담이 적음	다양한 기능이 통합되어 있어 장기적으로 `관리 비용을 절감`할 수 있음
적합한 조직 유형	부서별로 독립적인 협업을 선호하거나 전문 영역이 뚜렷한 팀	여러 부서가 함께 일하고, `쉬운 사용성과 업무 맥락이 중요`한 조직