우리 조직에 딱 맞게 자유롭게 설정하는 '업무상태' 관리

실제 업무 단계를 반영한 진척상태를 정의하고 프로젝트에 적용하는 방법

어느 IT 회사의 프로젝트 매니저 주찬님은 늘 같은 고민을 하고 있었습니다.
개발팀, 마케팅팀, 영업팀이 모두 플로우로 프로젝트를 관리하고 있었지만, 업무 상태는 늘 똑같이 ‘대기 / 진행 / 완료’로만 표시되고 있었기 때문입니다.

표시는 간단했지만, 실제로는 일이 훨씬 더 복잡했습니다.
디자인 시안이 고객사 컨펌을 기다리는지, 개발 이슈가 내부 검토 중인지, 영업 제안이 계약 직전 단계인지, 한눈에 구분하기가 어려웠습니다.

처음에는 플로우에 기본으로 제공되는 상태칩부터 사용했습니다.
업무 작성 창에서 ‘대기, 진행, 피드백, 완료, 보류’ 정도의 상태만 선택할 수 있었습니다.

“일단 ‘대기’로 만들어 둘게요.”
“지금 손 대고 있는 건 ‘진행’으로 바꿔 둘게요.”

하지만 프로젝트가 커질수록 문제가 드러났습니다.
진행이라고 되어 있는 업무 안에도 내부 협의가 필요한 일, 외부 파트너 컨펌을 기다리는 일, QA 검수를 통과하지 못한 일 이 뒤섞여 있었습니다.

상태 이름만으로는 “지금 이 일이 어디까지 왔는지”가 잘 보이지 않았습니다.

주찬 매니저는 상태 설정 편집창을 열고, 팀별로 상태를 다시 설계하기로 했습니다.
여기서 각 상태 그룹(대기, 진행, 완료, 보류)에 원하는 상태를 추가하고, 이름과 색상까지 변경했습니다.

그래서 먼저 공통 구조는 "대기/진행/완료/보류" 이렇게 기준을 맞추고, 그 안에 들어가는 세부 상태는 부서·프로젝트 특성에 맞게 나누었습니다.

1) 개발팀 프로젝트

2) 마케팅 캠페인

3) 영업팀 제안 프로젝트

이렇게 상태를 바꾸자, 각 팀은 우리 팀이 실제로 일하는 흐름 그대로를 플로우에 담을 수 있었습니다.
색상도 팀별로 직관적으로 보이도록 정리했습니다.
위험하거나 급한 상태는 진한 색, 완료는 차분한 색으로 통일해 한눈에 구분되도록 했습니다.

프로젝트 내의 업무 목록에서는 각 업무 옆에 커스텀한 상태칩이 나열되어 보입니다.
여기서 직급별로 보는 포인트가 달라졌습니다.

실무자
개별 업무를 열지 않고도 자신의 업무가 ‘내부 협의 중’인지 ‘컨펌 중’인지 바로 확인하고,
상태를 클릭해 즉시 변경할 수 있어서 더 이상 “이거 어디까지 되었나요?”라는 질문을 덜 받게 되었다고 말했습니다.
팀 리더
전체 업무를 모아보는 화면에서 상태 열 기준으로 정렬하고, 특정 상태만 필터링해서 현재 병목 구간을 바로 확인했습니다.
예를 들면 ‘내부 협의 중’만 모아 보면서 “이 부분은 이번 주 안에 의사결정을 끝내야 합니다.”라고 명확하게 지시할 수 있었습니다.
본부장·임원
상세 단계까지는 들어가지 않고, 상태칩의 분포만 보고도 “지금은 실행보다 의사결정 대기 건이 많구나.” 같은 흐름을 읽을 수 있다고 했습니다.