하루 일과를 돌아보면, 막상 일 자체보다 ‘찾는 데 들어가는 시간’이 더 긴 순간들이 있습니다. 어디에 저장해 두었는지 기억이 나지 않아 파일을 뒤지거나, 분명 등록한 업무가 있었는데 제목이 비슷해 계속 검색창을 두드리는 일들 말이죠. 작은 일 같지만 원하는 게시물을 찾는 데 쓰는 시간이 모이면 하루 중 20~30분은 금방 사라지곤 합니다.

플로우에서도 이런 상황은 자연스럽게 찾아옵니다. 프로젝트가 늘어나고 업무가 쌓이면, 예전에 작성했던 글이 어느 위치에 있었는지 금방 흐려지기 때문입니다. 그래서 오늘은 플로우를 사용하는 여러분이 검색에 쓰는 시간을 조금이라도 줄여볼 수 있도록 몇 가지 방법을 준비했습니다.

통합 검색 활용하기

키워드만 알고 있다면, 플로우에서 가장 먼저 시도해볼 수 있는 방법은 통합검색입니다. 화면 상단에 있는 검색창에 키워드만 입력하면 되기 때문에, 가장 간단하게 시작할 수 있습니다.

조금 더 빠르게 찾고 싶다면, 검색 결과 우측에 있는 필터를 함께 활용해 보세요. 기억나는 정보가 있다면, 그만큼 검색 범위를 쉽게 줄일 수 있습니다.

• 등록된 시점이 전혀 떠오르지 않는다면, 기간은 전체로 두고 검색합니다.

• 작성자나 대략적인 등록 시기가 기억난다면, 필터를 활용해 결과를 좁혀봅니다.

• 키워드가 게시물, 댓글, 채팅, 파일 중 어떤 유형에서 쓰였는지 기억난다면, 통합검색의 유형별 탭에서 해당 유형만 선택해 확인해 보세요.
  
  

또 한 가지 방법은, 찾고 있는 글이 어떤 프로젝트에 있었는지 알고 있는 경우입니다. 이럴 때는 통합검색 대신 해당 프로젝트 안에서 바로 검색하는 편이 훨씬 빠를 수 있습니다.

업무 필터링으로 찾아보기

키워드가 전혀 떠오르지 않을 때는, 검색창을 붙잡고 있는 것보다 업무 모아보기에서 필터를 사용해보는 편이 훨씬 빠를 수 있습니다. 이때 가장 현실적으로 활용하기 좋은 필터는 담당자와 작성자입니다.

먼저 담당자를 기준으로 업무를 모아봅니다. 내가 맡았던 일인지, 혹은 특정 사람이 담당했을 법한 업무인지 정도는 비교적 쉽게 떠오르기 때문입니다.

다음으로는 작성자를 기준으로 다시 한 번 살펴봅니다. 누가 업무를 올렸는지가 기억난다면, 그 사람이 등록한 업무만 모아보는 것만으로도 찾고 있던 업무에 빠르게 접근할 수 있습니다.

키워드 없이 찾을 때는, 이렇게 사람을 기준으로 범위를 줄이는 방식이 가장 안정적이고 확실합니다.


검색으로는 도저히 못찾겠을 때

키워드를 이것저것 바꿔 넣어봐도 결과가 엉뚱하게 나오고, 프로젝트를 하나씩 눌러봐도 감이 안 오는 순간이 있습니다. 이쯤 되면 검색을 더 잘해보겠다고 붙잡고 있기보다는, 방향을 바꾸는 편이 훨씬 빠를 수 있습니다.

이럴 때는 내가 직접 관여했던 기록을 기준으로 다시 찾아보는 편이 훨씬 빠를 수 있습니다. 어떤 내용을 썼는지보다, 어디에 참여했는지를 떠올리는 방식입니다.

1) 나를 언급한 게시물로 찾아보기

업무 내용은 잘 기억나지 않지만, 누군가 나를 언급했던 건 어렴풋이 떠오르는 경우가 있습니다. 확인 요청이나 의견을 물어보는 글은 특히 이런 식으로 기억에 남는 경우가 많습니다.

플로우에서는 나를 언급한 게시물만 따로 모아볼 수 있기 때문에, 키워드 없이도 빠르게 범위를 줄일 수 있습니다.

• 글, 업무, 일정, 할 일, 투표, 댓글 유형별로 필터링

• 키워드를 떠올리지 않아도 범위를 단계적으로 줄이기 가능
  
  

나를 언급을 활용하면, 본문 내용이 기억나지 않아도 “누가 나를 불렀던 글”이라는 단서만으로 다시 찾을 수 있습니다.

2) 내가 작성한 게시물과 댓글로 다시 찾아보기

분명 내가 처리했던 일인데, 제목도 프로젝트도 전혀 기억이 안 나는 경우도 많죠. 이럴 때는 '무엇이었더라'를 떠올리기 보다 '내가 쓴 글이었지'라는 단서가 훨씬 명확합니다.

플로우 좌측 메뉴바에서 '내 게시물'을 클릭하면, 내가 작성한 게시물 전체와 댓글까지 한 번에 확인할 수 있습니다.

• 글, 업무, 일정, 할 일, 투표, 댓글 유형별로 필터링

• ‘업데이트 댓글 포함’ 옵션을 함께 활용하여 관여한 흔적으로 한번 더 확인하기
  * 업데이트 댓글은 상태 변경, 담당자나 항목 수정 시에 작성되는 시스템 댓글을 말합니다.
  
  

검색하지 않고 다시 보기 위한 정리 방법

검색 기능이 아무리 편해도, 자주 확인해야 하는 글이라면 따로 정리해 두는 것이 훨씬 효율적입니다. 플로우에는 자주 찾는 글들을 쉽게 볼 수 있도록 도와주는 기능들이 있습니다.

1) 북마크

북마크는 중요하거나 다시 참고해야 하는 글을 표시해두는 기능입니다. 북마크를 해두면 나중에 별도의 과정 없이 북마크한 게시물들만 모아서 확인할 수 있습니다.

2) 해시태그

두번째는 해시태그입니다. 구성원들이 잘 찾지 못할 것 같은 중요한 글이라면, 작성자가 해시태그를 달아 유형을 나누어두는 것이 좋습니다.

3) 상단 고정
마지막은 상단 고정입니다. 프로젝트 구성원 전체가 알아야 하는 글이라면 상단에 고정해두어 자연스럽게 확인할 수 있도록 하는 기본적인 방법입니다.

마무리

업무가 쌓일수록, 예전에 작성했던 글을 다시 찾는 일은 점점 더 어려워집니다. 그렇다고 매번 검색어를 완벽하게 떠올릴 필요는 없습니다. 통합검색과 필터를 활용하고, 필요할 때는 내가 언급되었거나 내가 작성한 기록부터 살펴보는 것만으로도 찾는 시간은 충분히 줄일 수 있습니다.

오늘 안내드린 방법들은 모두 복잡한 설정 없이 바로 써볼 수 있는 것들입니다. 다음번에 “분명 있었는데…”라는 생각이 들 때, 검색창 앞에서 오래 머무르기보다 이 중 하나만 떠올려 보세요. 찾는 데 쓰이던 시간만 줄어도, 하루 업무가 훨씬 가볍게 느껴질 것입니다.

Writer & Editor 이연주 / Graphic 최소윤

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