일은 그대로인데, 점점 더 피곤해지는 이유

김과장은 오늘도 오전 회의 전에 어제 정리한 엑셀 파일을 다시 엽니다. 수정한 사람이 누구인지, 반영된 버전이 맞는지 확인하느라 히스토리를 여러 번 열어봅니다. 회의 안건을 정리하려고 메신저 대화창을 오가고, 회의가 끝나면 다시 회의록을 작성합니다. 업무는 늘 계획대로 진행되고 있지만 하루는 이상할 만큼 빠듯하게 흘러갑니다.

팀원들도 사정은 비슷합니다. 어떤 사람은 엑셀로, 어떤 사람은 구글 시트로 관리합니다. 각자 일정표를 만들고, 메신저로 확인하고, 보고용 자료를 따로 준비합니다. 누구도 게으르지 않지만 일은 조금씩 흩어집니다. 같은 내용이 여러 번 공유되고, 이미 했던 이야기가 반복됩니다.

결국 ‘일을 하는 시간’보다 ‘일을 확인하는 시간’이 더 많아집니다. 회의 전에는 자료를 찾고, 회의 후에는 다시 정리하고, 같은 내용을 여러 곳에 옮겨야 합니다. 효율은 줄고, 피로는 쌓입니다. 일이 많아서가 아니라 일이 흩어져 있어서 그렇습니다.

많은 직장인이 김과장과 같은 고민을 합니다. 정리해도 다시 복잡해지고, 체계를 세워도 금세 흐트러집니다. 그래서 다른 방식을 찾아보게 됩니다. 문서 대신 툴로 일정을 관리하거나, 대화를 업무에 바로 연결해 쓰는 팀이 늘고 있습니다.

김과장도 어느 날부터 협업툴을 찾아보기 시작했습니다. 일과 파일, 대화가 함께 정리된다는 점이 흥미로웠지만, 실제로 써보니 생각만큼 쉽지 않았습니다.

좋아 보인다고 도입하면 실패합니다

많은 팀이 협업툴을 ‘있으면 좋을 것 같아서’, ‘다른 회사도 쓰니까’라는 이유로 도입합니다. 처음엔 새롭고 편리해 보입니다. 그러나 몇 주가 지나면 다시 메신저와 엑셀, 구글 시트로 돌아갑니다. 할 일을 등록하고 파일을 올리지만 결국 “이거 어디까지 됐어요?”라는 말이 반복됩니다.

이유는 단순합니다. 우리 팀의 문제를 해결하기 위한 도입이 아니었기 때문입니다. 협업툴은 단순히 기능이 많다고 완벽하지 않습니다. 중요한 건 우리 팀이 어떤 불편함을 해결하고 싶은가입니다. 파일 공유가 어려운 건지, 일정이 꼬이는 건지, 대화가 남지 않는 건지. 이 문제를 명확히 하지 않으면 새로운 툴은 오히려 또 다른 피로가 됩니다.

협업툴은 ‘좋은 기능’을 쓰기 위한 도구가 아니라, 팀의 일하는 방식을 바꾸는 선택입니다. 도입 전에는 반드시 ‘이 툴이 우리 팀의 어떤 문제를 해결할 수 있을까?’라는 질문부터 시작해야 합니다.

엑셀로 일하는 팀이라면, 고려해야 하는 5가지

1. 히스토리를 파악할 수 있는가
엑셀이나 구글 시트로 일하던 팀의 가장 큰 고민은 어디까지가 최신 버전인지, 어떤 내용이 반영된 건지를 구분하기 어렵다는 점입니다. 댓글이나 메모 기능이 있더라도 수정 사유나 논의의 맥락은 남지 않습니다. 이런 불편이 있다면 업무별로 수정 내역과 대화가 함께 기록되는 구조인지 꼭 확인해야 합니다.

2. 수기로 하던 관리가 얼마나 간편화되는가
간트차트, 일정 관리, 마감일 조정 등을 엑셀이나 구글 시트로 하던 팀이라면 매번 셀을 옮기고 색을 바꾸는 일에 피로를 느꼈을 겁니다. 협업툴을 고를 땐 일정 변경이 자동으로 반영되고, 담당자나 진행 상태를 쉽게 수정할 수 있는지를 봐야 합니다. 결국 얼마나 ‘손이 덜 가는가’가 핵심입니다.

3. 실시간으로 대화할 수 있는가
엑셀이나 구글 시트에는 채팅 기능이 없습니다. 수정 요청이나 의견을 주고받으려면 메신저로 넘어가야 하고, 대화는 금세 흩어집니다. 회의에서 정한 내용도 따로 정리하지 않으면 사라집니다. 구두로 말한 내용은 휘발되고, 카카오톡 같은 개인 메신저는 업무와 일상 대화가 섞여 맥락이 남지 않고, 파일과 결정이 대화 속에 묻히기 쉽습니다. 협업툴을 고를 때는 업무 중에도 바로 의견을 주고받을 수 있는 실시간 대화 기능이 있는지를 꼭 확인해야 합니다.

4. 마감일을 놓치지 않게 해주는가
엑셀이나 구글 시트로 일하면 마감일이 가까워져도 별도 알림이 없습니다. 누가 담당인지, 어떤 업무가 밀려 있는지 한눈에 보기 어렵고 결국 마감 전날이 되어서야 급하게 확인합니다. 일정이 겹치거나 우선순위가 엇갈리면 놓치는 일도 생깁니다. 협업툴에서는 마감일, 담당자 변경, 진행 상태 등을 실시간으로 확인할 수 있는지를 꼭 확인해야 합니다.

5. 다른 도구와 연결할 수 있는가
업무는 하나의 도구 안에서 끝나지 않습니다. 메일, 캘린더, 전자결재, 외부 데이터 등 다양한 도구를 함께 씁니다. 그렇기 때문에 협업툴을 고를 때는 API나 재피어(Zapier) 같은 자동화 연동이 가능한지를 봐야 합니다. 반복적인 보고나 데이터 입력을 줄이고, 회사가 성장할수록 더 많은 도구와 연결할 수 있는 구조가 되어야 합니다.

플로우로 바꾸면, 이런 점이 달라집니다

1. 개인 중심의 '관리'에서, 조직 중심의 '공유'로
엑셀이나 구글 시트에서는 각자의 파일과 정리가 중심입니다. 누가 어떤 일을 하고 있는지, 어디까지 진행됐는지는 개인의 관리 역량에 의존합니다. 하지만 플로우에서는 모든 업무가 한 흐름 안에서 연결됩니다. 담당자, 마감일, 주고받은 의견이 함께 남기 때문에 개인의 기억에 기대지 않아도 됩니다. 일의 중심이 개인에서 팀으로 옮겨갑니다.

2. 결과 중심의 보고에서, 과정 중심의 기록으로
엑셀로 일할 땐 결과를 정리해 보고하는 데 시간이 많이 들었습니다. 구글 시트도 공유는 쉽지만, 실제 논의 과정은 남지 않습니다. 하지만 플로우에서는 업무의 진행 과정이 그대로 남습니다. 언제, 누가, 어떤 이유로 변경했는지 모두 기록되므로 일의 결과뿐 아니라 맥락까지 공유됩니다. 보고를 위한 문서가 아니라, 일 자체가 기록이 됩니다.

3. 수동적 확인에서, 자동적 흐름으로
엑셀이나 구글 시트에서는 파일을 찾아 열고, 일정을 따로 정리하며, 메신저로 다시 확인해야 했지만, 플로우에서는 일정 변경이 간트차트에 바로 반영됩니다. 일의 흐름이 멈추지 않고 자동으로 이어집니다.

결국, 협업툴은 선택이 아니라 필수입니다

엑셀과 구글 시트로는 더 이상 일의 흐름을 유지하기 어렵습니다. 대화는 카카오톡으로 흩어지고, 파일은 폴더 속에 묻히며, 일정은 따로 관리됩니다. 정리는 되어 있지만, 일의 맥락은 계속 끊어집니다.

이제 필요한 건 더 많은 관리나 보고가 아닙니다. 일이 흩어지지 않게 붙잡아주는 구조, 그게 협업툴입니다. 대화와 파일, 일정이 한 흐름 안에서 연결될 때 비로소 일은 ‘공유’가 아닌 ‘협업’이 됩니다. 서로의 일을 찾지 않아도 되고, 누가 무엇을 하고 있는지 설명하지 않아도 됩니다.

그래서 협업툴은 단순한 생산성 도구가 아니라, 팀이 함께 일하는 방식을 바꾸는 필수 환경입니다. 일의 연결이 선명해질수록 피로는 줄고, 결정은 빨라지고, 결과는 명확해집니다.

흩어진 일의 흐름을 하나로 잇는 협업의 시작, 지금 플로우에서 경험해보세요.

Writer & Editor 이연주 / Graphic 이나영, 최소윤

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