프로젝트를 운영하다 보면 관리자는 항상 비슷한 고민에 직면합니다. 어떤 내용은 전 직원에게 반드시 전달해야 하지만, 어떤 내용은 팀 단위나 관련자만 보면 충분한 경우도 있기 때문입니다. 모든 내용을 전 직원에게 노출하면 가벼운 정보까지 과하게 전달되고, 반대로 참여 범위를 좁히면 필요한 구성원이 내용을 놓칠 위험이 생깁니다.

결국 고민의 핵심은 하나입니다. 전 직원을 대상으로 할 때, 어디까지 자동으로 참여시키고 어디까지 자율에 맡길 것인가. 이 판단에 따라 정보 전달 방식이 달라지고, 실제 참여율과 업무 처리 흐름에도 큰 차이가 발생합니다.

그래서 이번 글에서는 플로우에서 제공하는 두 가지 구조인 회사 프로젝트와 공개 프로젝트를 어떤 기준으로 선택하면 좋은지 관리자 관점에서 명확하게 정리해 드리려고 합니다.

회사 프로젝트

회사 프로젝트는 전 직원이 자동으로 참여하는 전사 프로젝트입니다. 플로우에 구성원이 등록되는 즉시 프로젝트에 포함되며, 신규 입사자 역시 가입과 동시에 자동으로 참여됩니다. 구성원이 임의로 프로젝트를 나갈 수 없기 때문에 전 직원에게 동일하게 전달해야 하는 정보나 반드시 참여해야 하는 업무를 운영하는 데 적합한 구조입니다.

장점

• 구성원을 별도로 초대할 필요가 없어 전사 공지를 즉시 전달할 수 있습니다.

• '프로젝트 나가기'가 불가능해 정보 누락 위험이 줄어들고, 모든 구성원에게 동일한 기준을 안내할 수 있습니다.

• 필수적인 일정, 절차, 지침을 안정적으로 관리할 수 있다는 점도 강점입니다.

추천 프로젝트
회사 정책 변경, 보안 지침, 휴무 안내처럼 전체 구성원이 반드시 알아야 하는 공지가 있을 때 적합합니다. 필수 서류 제출, 의무 교육, 건강 검진처럼 참여가 곧 책임이 되는 업무에도 효과적입니다.

유의사항
모든 구성원이 자동 참여하기 때문에, 가벼운 안내나 선택적 프로그램 운영에는 적합하지 않으며 임의로 참여자를 내보내거나 초대할 수 없습니다.
프로젝트가 과도하게 많아지면 구성원이 필요한 정보와 그렇지 않은 정보를 구분하기 어려워질 수 있으니, 필수 정보만 공유하는 것에 집중해 운영하는 것이 좋습니다. (회사 프로젝트는 관리자만 만들 수 있습니다.)

• 회사 프로젝트 만드는 방법 →

공개 프로젝트

공개 프로젝트는 전 직원에게 프로젝트가 모두 공개되지만, 참여 여부는 구성원이 스스로 선택하는 구조입니다. 프로젝트는 회사 카테고리에 노출되어 누구나 확인할 수 있고, 필요한 사람만 자유롭게 참여할 수 있습니다. 강제할 필요는 없지만 전사에 널리 알려두고 싶은 업무에 잘 맞습니다.

장점

• 필요한 사람만 참여하므로 참여 부담을 줄일 수 있습니다.

• 전사 투명성을 높이고 자발적 참여를 유도할 수 있어 확산 효과가 높습니다.

• 사내 행사, 동호회, 부서 간 협업 등 다양한 목적에 유연하게 활용할 수 있습니다.

추천 프로젝트
사내 행사 안내, 복지 제도, 교육 프로그램처럼 전 직원에게 알려두면 좋지만 꼭 참여할 필요는 없는 업무에 적합합니다. 특정 부서가 진행하더라도 다른 구성원도 참고하면 좋은 업무에도 활용할 수 있습니다. 사내 캠페인, 스터디, 동호회처럼 관심 기반으로 자연스럽게 참여자가 모이는 활동에도 잘 맞습니다.

유의사항
선택 참여이므로 반드시 참여해야 하는 업무에는 적합하지 않습니다. 공지만을 위해 프로젝트를 과도하게 생성하면 구성원이 정보를 찾기 어려워질 수 있습니다. 참여 목적을 명확히 표시하고 필요 인원이 잘 모일 수 있도록 안내하는 것이 좋습니다. (공개 프로젝트는 누구나 만들 수 있지만, 회사 카테고리는 관리자만 설정 가능합니다.)

• 공개 프로젝트 카테고리 관리하는 법→

• 회사 공개 프로젝트 만드는 방법 →

회사 프로젝트 VS 공개 프로젝트 비교

Writer & Editor 이연주 / Graphic 최소윤

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