플로우를 도입하면 기대만큼 직원들이 바로 활용하지 않는 경우가 많습니다. 관리자 입장에서는 빠르게 정착되면 좋겠지만, 직원들의 입장에서는 기존 방식에 익숙해 있다 보니 새로운 도구가 자연스럽게 손에 잡히기까지 시간이 필요합니다.

이때 중요한 것은 복잡한 교육이나 규칙보다, 플로우를 자주 접하는 환경을 먼저 만드는 것입니다. 그래서 초기에는 복잡한 지침보다 직원들이 플로우를 자연스럽게 마주할 수 있는 환경을 만드는 것이 더 효과적입니다. 그럼 어떤 방법으로 자주 접하는 환경을 만들 수 있는지 알아보겠습니다.

자동 실행으로 사용 환경부터 갖추기

초기 적응을 빠르게 만드는 가장 쉬운 방법은 플로우가 ‘항상 열려 있는 상태’를 만드는 것입니다. 출근과 동시에 플로우를 바로 사용할 수 있는 환경을 갖춰두면 컴퓨터를 켤 때마다 플로우가 함께 시작되고, 자연스럽게 채팅과 알림을 확인하는 습관이 자리 잡습니다.

1) 데스크탑 앱 설치 및 부팅 시 자동 실행 설정
플로우 데스크탑 앱을 설치하면 부팅과 함께 자동으로 실행되도록 설정할 수 있고, 이렇게 해두면 별도의 실행 과정 없이 바로 플로우를 확인할 수 있어 초기 진입이 훨씬 편해집니다.

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2) 미니창 모드로 설정
데스크탑 앱을 미니창모드로 설정해두면 흔하게 사용하는 개인 메신저와 유사한 UI·UX로 구성되어 있어 직원들이 부담 없이 시작할 수 있고, 초반에는 이런 익숙한 형태가 플로우에 적응하는 데 자연스러운 도움을 줍니다.

채팅에서 프로젝트로 자연스럽게 확장시키기

많은 관리자분들이 “직원들이 채팅만 쓰면 어떡하지?”라는 걱정을 하곤 합니다. 하지만 실제로는 채팅이 가장 좋은 시작점입니다. 채팅 사용이 익숙해지면 알림을 통해 프로젝트 게시글로 이동하는 빈도가 늘어나고, 이 과정이 ‘프로젝트 활용’으로 자연스럽게 이어집니다.

직원들이 프로젝트를 적극 활용하도록 만드는 가장 자연스러운 방법은 다음과 같습니다.

• 채팅으로 플로우에 익숙해짐
• 업무 관련 알림이 뜨면 프로젝트로 이동
• 게시글을 확인하면서 프로젝트 구조를 이해
• 점차 직접 업무를 등록하고 공유하는 단계로 확장

이런 방식은 무리하게 교육하지 않아도 직원들이 스스로 프로젝트 기능을 익히는 효과가 있습니다. 핵심은 플로우를 항상 실행해두고 알림에 반응하는 경험을 자주 만드는 것입니다.

사내 문화 프로젝트로 접근성 높이기

업무 프로젝트가 아직 낯설게 느껴지는 조직이라면, 먼저 사내 문화와 관련된 프로젝트를 운영해보는 것도 좋습니다. 동호회 소식이나 행사 안내처럼 가볍게 참여할 수 있는 주제는 직원들이 플로우에 편하게 접근하도록 돕고, 이런 경험이 쌓이면서 자연스럽게 플로우를 확인하는 습관이 만들어집니다. 이런 습관이 곧 업무 프로젝트로 이어지는 진입 장벽을 낮추게 됩니다.

• 누구나 올리고 볼 수 있는 가벼운 주제로 구성
• 알림을 빨리 보면 좋은 경우가 있는 활동을 가볍게 포함 (선착순 이벤트)
• 소통이 발생하도록 댓글이나 공유 활동 유도

자연스러운 정착을 위한 마지막 한 걸음

초기 정착 과정에서는 직원들에게 새로운 방식을 안내하고 독려하는 일이 다소 번거롭게 느껴질 수 있습니다.하지만 플로우는 작은 사용 경험이 축적되면서 조직 안에 스며드는 도구이기 때문에, 초기에 만들어둔 흐름이 시간이 지나며 의미를 발휘합니다. 작은 변화가 쌓이면 협업의 방식도 한층 더 정돈된 모습으로 자리 잡게 될 것입니다.

Writer & Editor 이연주 / Graphic 최소윤

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