프로젝트가 하나둘 쌓이기 시작하면 처음에는 별 문제 없어 보이던 정리가 어느 순간부터 흐릿해지기 시작합니다. 글과 업무가 뒤섞여 등록되면 시간 순서로 쌓여가는 글들 속에 업무 요청이 묻히거나, 담당자와 마감일이 없는 상태로 등록된 작업이 조용히 사라지는 일도 생깁니다.

일하는 게 눈에 보이지 않는 이유는 이런 작은 구분의 차이에서 시작되는 경우가 많습니다.

그래서 프로젝트를 본격적으로 운영하기 전에 우리 팀은 글과 업무를 어떤 기준으로 나누어 사용할지 먼저 정해두는 것이 좋습니다. 특히 플로우를 처음 운영하는 관리자라면 이 기준만 잡아두어도 프로젝트가 커질 때 어수선해지는 일을 막고, 해야 하는 일을 놓치지 않도록 명확하게 관리할 수 있습니다.

1. 게시글 vs 업무

게시글
글은 정보를 전달하기 위한 기능입니다. 공지, 자료 공유, 참고용 정보처럼 누군가가 처리할 필요가 없는 내용을 올릴 때 적합합니다. 서식, 해시태그, 지도 등이 지원되어 내용을 정리해 공유하기 좋습니다.

업무
업무는 실제로 처리해야 하는 일이 있을 때 필요한 기능입니다. 담당자, 마감일, 상태, 우선순위가 함께 기록되어 요청부터 완료까지 어떤 단계에 있는지 바로 확인할 수 있습니다. 처리·확인·검토가 필요한 내용은 글이 아니라 업무로 등록해야 누락 없이 관리할 수 있습니다.

2. 업무 기능을 사용해야 하는 상황은?

업무로 등록해야 하는지 고민될 때는 아래 네 가지 중 하나라도 해당되는지 확인해보면 좋습니다.

• 언제까지 해야 하는 마감일이 있을 때

• 누군가에게 요청해야 할 때

• 진행 상황을 공유해야 할 때

• 상사나 동료의 피드백이 필요한 작업일 때

업무로 작성했을 때의 장점

1) 명확한 담당자 확인
업무로 등록하면 담당자를 바로 지정할 수 있어 누가 어떤 일을 맡고 있는지 명확하게 확인할 수 있습니다. 글로 요청을 올리면 시간이 지나며 아래로 밀리고 담당자가 정해지지 않아 다시 물어봐야 하는 경우가 많지만, 업무는 담당자와 함께 기록되기 때문에 누락될 가능성이 크게 줄어듭니다.

2) 마감일 관리
업무로 등록하면, 업무 모아보기(전체 업무)에서 업무의 마감일을 한눈에 확인할 수 있습니다. 또 우선순위를 지정할 수 있어 어떤 일을 먼저 처리해야 할지 빠르게 판단할 수 있습니다. 업무가 많아져도 필터와 정렬 기능을 통해 마감이 임박한 작업만 추려볼 수 있어 일정 관리가 훨씬 수월합니다.

3) 상태 변경 이력 관리
업무는 상태 업데이트가 모두 기록으로 남아 담당자 변경, 상태 변경 같은 작업 이력을 나중에도 확인할 수 있습니다. 하위업무가 있는 작업도 단계별로 추적할 수 있어 세부 작업까지 빠뜨리지 않고 정리할 수 있습니다.

3. 글 vs 업무 비교표

아래 비교표는 어떤 기능을 어떤 상황에서 사용해야 하는지 분명히 이해할 수 있도록 정리한 내용입니다. 조직 내에서 안내용으로 공유해도 좋습니다.

작은 기준이 만드는 변화

글과 업무를 구분해 사용하는 기준은 프로젝트를 운영할 때 도움이 되는 기본 장치입니다. 이런 기준이 조금씩 자리 잡기 시작하면 처리해야 할 내용과 참고용 정보가 섞이지 않고, 어떤 작업을 어디에 기록해야 할지도 훨씬 편해집니다.

앞에서 안내한 기준을 조직에 맞게 가볍게 정리해두고, 구성원들이 같은 방식으로 사용할 수 있도록 안내해보세요. 작은 구분 하나가 조직 전체 업무의 효율을 꾸준히 끌어올리는 기반이 되어줄 것입니다.

Writer & Editor 이연주 / Graphic 최소윤

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