프로젝트가 하나둘 늘어나기 시작하면 이름도 비슷해지고, 어디에 어떤 업무가 있는지 찾기 어려운 순간이 생기기 마련입니다. 처음에는 크게 불편하지 않지만, 프로젝트가 조금만 더 쌓이면 비슷한 이름이 겹쳐 보이거나, 어떤 내용을 어디에 넣어야 할지 잠시 고민하게 되는 일이 잦아집니다. 협업이 복잡해지는 지점은 거창한 문제가 아니라 대부분 이런 사소한 차이에서 시작됩니다.

그래서 프로젝트를 본격적으로 운영하기 전에, 우리 팀이 어떤 기준으로 프로젝트를 만들고 그 안에서 어떻게 일할지 먼저 정해두는 것이 중요합니다. 특히 플로우를 막 시작한 관리자라면, 초기에 기준을 잘 잡아두는 것만으로도 프로젝트가 많아질 때 흐름이 어지럽지 않고, 새로운 구성원도 빠르게 적응할 수 있습니다.

오늘은 이런 규칙을 어떻게 만들면 좋을지 차근차근 안내해 드리겠습니다.

1. 프로젝트 생성 규칙(전사 기준)

프로젝트 규칙은 회사 전체가 프로젝트를 같은 방식으로 만들고 관리할 수 있도록 돕는 기본 틀입니다. 구성원이 많을수록 프로젝트가 빠르게 늘어나기 때문에, 초기에 규칙을 정해두면 전체 구조가 안정적으로 유지됩니다.

이름 규칙 정하기 - 모든 팀이 먼저 갖춰야 하는 기본
프로젝트 이름은 검색·초대·관리에서 가장 자주 쓰이는 정보입니다. 이름은 단순한 표기가 아니라, 프로젝트를 찾고 구분하는 데 가장 먼저 쓰이는 ‘네비게이션 역할’을 합니다.

가장 기본이 되는 방식은 [부서명] + 업무 주제 형태입니다. 프로젝트 이름만 통일해도 전체 프로젝트 맵이 한눈에 정리된 느낌을 줍니다.

2) 규칙 공유하기
프로젝트 생성 규칙을 정했다면, 전사가 확인할 수 있도록 공지해야 합니다. 공지사항 프로젝트에 프로젝트 생성 규칙을 정리해 두면, 구성원들이 언제든 참고하며 같은 기준을 유지할 수 있습니다.

2. 프로젝트 사용 규칙 (업무 규칙)

프로젝트 구조가 갖춰졌다면, 이제는 그 안에서 업무를 어떻게 작성하고 어떤 방식으로 진행할지 기준을 정해두어야 합니다. 프로젝트에서 업무는 여러 사람이 함께 보고 처리하는 공간이라, 작성 방식이 조금만 달라져도 흐름이 끊기거나 다시 물어봐야 하는 상황이 자주 생깁니다. 프로젝트 내에서 업무를 어떻게 작성하고, 어떤 기준으로 관리할지를 미리 정해두면 협업이 훨씬 안정됩니다.

업무 규칙은 크게 아래 세 가지를 중심으로 정리할 수 있습니다.

1) 제목 규칙 정하기
업무 제목은 업무의 ‘첫 인상’이자 검색할 때 가장 많이 사용되는 정보입니다. 제목만 제대로 정리해도 업무를 찾는 시간이 크게 줄어듭니다.

예시

• CS 팀의 문의 관리: [문의 유형] 핵심 내용

• 인사팀의 채용 관리: [팀명] 직무 + 채용 인원

• 디자인팀: [요청 양식] 캠페인명 + 규격

프로젝트 성격에 따라 규칙은 달라질 수 있지만, 누가 보아도 제목만 보고 내용이 어느 정도 짐작 가능한 형태로 만드는 것이 핵심입니다.

2) 본문 작성 규칙 정하기
업무를 확인하는 데 시간이 오래 걸리는 이유는 업무 본문에 꼭 필요한 정보가 빠져 있거나 항목이 제각각이기 때문입니다. 프로젝트에서 다루는 업무 특성에 맞춰 본문에 반드시 포함해야 하는 항목을 정해두면 좋습니다.

예를 들어, CS 문의를 관리하는 프로젝트라면 아래 항목이 기본이 됩니다.

• 고객 이름

• 연락처 또는 고객 ID

• 문의 내용

• 발생 상황

• 필요한 조치

• 첨부 자료
  
  

반대로 디자인팀에게 디자인을 요청하는 프로젝트라면 이렇게 바뀌죠.

• 사용 목적

• 사이즈/포맷

• 참고 자료

• 전달받은 요구사항

• 마감일

이처럼 업무 종류마다 필요한 핵심 정보는 다르기 때문에, 팀별로 공통 템플릿을 정해두는 것이 중요합니다.

3) 진행상태 기준 정하기
진행상태는 업무의 ‘현재 위치’를 나타내는 정보입니다. 하지만 상태를 언제 바꿔야 하는지 기준이 없으면 업무 흐름이 금방 헷갈리게 됩니다. 아래처럼 각 상태의 의미를 명확히 정의해두면 협업이 안정됩니다.

예시

• 요청: 정보가 완성된 상태로 최초 등록

• 진행: 담당자가 내용을 확인하고 작업 시작

• 피드백: 추가 자료·보완 요청이 필요한 상태

• 완료: 작업 마무리

• 보류: 일정 변경·우선순위 조정

이 기준이 있으면 업무의 흐름을 직관적으로 파악할 수 있고, 담당자가 바뀌어도 혼란이 줄어듭니다.

4) 규칙은 프로젝트 참여자 전체가 볼 수 있게 정리해두기
업무 운영 규칙은 만들기만 해서는 의미가 없고, 프로젝트 참여자 전체가 같은 기준으로 확인하고 따라야 실제 효과가 생깁니다. 프로젝트 상단에 고정해 두어, 항상 눈에 띄는 위치에 노출하는 것이 좋습니다.

마무리

프로젝트와 업무는 시간이 지나면 자연스럽게 늘어나고 복잡해집니다. 초기에 기준을 마련해두면 프로젝트가 많아져도 흐트러지지 않고, 협업 과정의 작은 혼선들이 크게 줄어듭니다.

프로젝트 운영을 시작하는 단계라면, 프로젝트 생성(이름) 규칙과 업무 규칙을 먼저 갖춰보세요. 이 두 가지는 단순해 보이지만, 팀의 일하는 방식을 안정적으로 유지해주는 가장 기본적인 장치입니다.

Writer & Editor 이연주 / Graphic 최소윤

🏷️ 관련 키워드
협업툴 플로우, 협업툴 Flow, 플로우 프로젝트, 프로젝트 규칙, 업무 규칙, 협업 규칙, 프로젝트 사용 규칙, 업무 관리 툴, 협업툴 도입 효과, 팀 협업 방식 통일, 일관된 업무 프로세스